Phải chú ý các vấn đề nào nếu Outsourcing trong tổ chức sự kiện?

Nếu bạn không có nhiều thời gian để chuẩn bị cho một event nào đó thì có lẽ giải pháp tối ưu nhất bạn phải sử dụng đó chính là Outsourcing (có nghĩa là thuê ngoài). Việc này vừa có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian, mà còn giúp bạn giảm thiểu được các rủi ro mà còn tiết kiệm được chi phí. Vậy khi Outsourcing trong tổ chức sự kiện thì bạn cần phải lưu ý các vấn đề gì? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Chú ý tới chất lượng của những vật dụng thuê ngoài

Trang thiết bị tổ chức sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. Vớinhững vật dụng này thường thì các công ty thực hiện event không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. Những nhà cung ứng sẽ chịu trách nhiệm cung ứng thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển những thiết bị, và người tổ chức event sẽ không cần bận tâm đến việc vận hành các thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ các nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của event (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần nhiều thiết bị hơn, hay là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...). Việc này sẽ đem tới cho bạn một event thật độc đáo.

Lưu ý tới quá trình thi công lắp đặt sự kiện

Ngoài các người chủ chốt trong một team tổ chức chương trình, còn rất nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như những người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hay PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn cần sắp thời thời gian và công việc một cách sao cho hợp lí nhất. Bạn cần thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn các vật dụng trưng bày, treo gắn các hạng mục nhận diện (banner, standee...).

to chuc le khai truong showroom

Tuy nhiên, bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng tại vì đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian. Nếu bạn muốn truyền thông cho event thì bạn hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm cách để liên hệ với các báo, đài hoặc tự viết bài PR vì chắc chắn bạn sẽ không có giá tốt như những agency chuyên về ngành này.