Khách mời là một phần không thể thiếu khi tổ chức một event. Chính bởi thế khi tổ chức bất kì một event nào đi chăng nữa, dù quy mô lớn hay nhỏ thì bạn cũng đặc biệt chú ý tới việc quản lý khách mời tới tham dự event. Việc này không thể làm đại khái được mà cần phải có nội dung rõ ràng. Vậy khi quản lý khách mời tham dự sự kiện bạn cần phải nắm các nội dung gì? Để có thể làm tốt điều này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm dưới đây.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Khách mời tham gia sự kiện gồm các đối tượng nào?

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm về event thì bạn nên có một buổi làm việc với khách hàng để có thể lọc ra danh sách khách mời tham gia sự kiện. Sau khi làm việc với khách hàng bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức hàng đầu nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Có khu vực để khách mời check in

Hầu hết những khách mời khi tham gia bất kì sự kiện nào cũng đều muốn check in sự kiện mà bản thân tới vì thế hãy sắp xếp một khu vực riêng để khách mời có không gian check in riêng. Nếu như sự kiện của bạn có sự tham gia của khách VIP hoặc giới truyền thông bởi vì đây là các nhân vật cần được quan tâm nên cần sắp xếp một bàn riêng cho các nhân vật này. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách tới vào cùng một lúc.

Đảm bảo an toàn cho toàn thể khách mời tham gia event

tổ chức lễ khai trương showroom

Nếu như sự kiện của bạn được thực hiện trong một nhà hàng thì việc quản lý khách mời rất dễ dàng nhưng nếu như địa điểm là khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề dễ dàng. Tại vì tại đó diện tích không lớn, ánh sáng mờ không gian chật hẹp, bàn ghế sắp xếp không theo một trình tự nhất định nên chúng ta cần bố trí thật tương đối nhiều bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình buổi tiệc diễn ra. Đối với không gian này bạn cần chú ý thiết kế một đường đi nhỏ giữa những khu vực để khi khách được mời lên tham dự những hoạt động dễ dàng. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng.