Sau khi thảo luận về quy trình quản lý tiền lương là gì, điều quan trọng là xem xét các giải pháp giúp hợp lý hóa quy trình đó. Ngoài việc thuê ngoài, một doanh nghiệp có thể thực hiện một phần mềm biên chế để thực hiện các quy trình trả lương của họ. Điều này là để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và thuế và để đơn giản hóa phương thức trả lương cho nhân viên. Sau đây là những lý do để xem xét có phần mềm nhân sự tiền lương cho doanh nghiệp của bạn:
Tiết kiệm thời gian.
Một trong ba doanh nghiệp dành 80 giờ để quản lý thuế liên bang bao gồm thuế việc làm. Điều này tương đương với công việc toàn thời gian trong hai tuần. Tính toán bảng lương có vẻ đơn giản như cộng một số giờ làm việc với tỷ lệ của nhân viên. Tuy nhiên, việc tính đến các yếu tố như nghỉ phép, làm thêm giờ và lợi ích khiến nó trở nên phức tạp.


Hơn nữa, thuế liên bang với các yêu cầu riêng của nó phải được áp dụng trong mỗi bảng lương. Mặc dù bạn vẫn phải nhập các biến cụ thể, phần mềm tính lương sẽ tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể so với thực hiện thủ công tất cả các phép tính. Lặp đi lặp lại các tác vụ tiền lương cũng được lưu trong hệ thống, do đó bạn sẽ không phải tạo lại định dạng mới theo cách thủ công.
Duy trì thông tin bảng lương
Thông tin này phải được lưu giữ cho mỗi nhân viên để tính chính xác trong tính toán. Nhiều gói biên chế có các mô-đun bảng lương tùy chỉnh để duy trì các dữ liệu này. Nó loại bỏ sự cần thiết phải tư vấn các nguồn dữ liệu khác nhau vì tất cả thông tin được tổng hợp ở một nơi.


Họ cũng cung cấp các tính năng tối ưu hóa thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán (như gửi tiền trực tiếp và kiểm tra thủ công, trong số những thứ khác), khấu trừ lợi ích và yêu cầu công việc cho nhân viên. Điều này cho phép chủ sở hữu và người quản lý tạo ra một hệ thống tối ưu hóa kiểm toán và đảm bảo nhân viên hiểu chính sách của công ty.
Hiệu quả chi phí
Hầu hết các hệ thống bảng lương là các giải pháp dựa trên đám mây do đó bạn sẽ chỉ phải đăng ký dịch vụ để sử dụng nó. Ngoài ra, các nâng cấp của nó được cung cấp tự động trong hầu hết các trường hợp. Không cần đầu tư vào phần cứng như máy chủ và gói phần mềm vật lý. Nếu không thuê ngoài hoặc thuê thêm nhân viên để xử lý việc quản lý tiền lương, nó có thể giúp bạn tiết kiệm tiền trong thời gian dài.
Đảm bảo tính an toàn
Các tiêu chuẩn bảo mật của một phần mềm biên chế là vững chắc. Dữ liệu nhân viên được giữ bí mật có thể được thực hiện bằng cách đảm bảo kiểm soát chặt chẽ. Điều này có nghĩa là mã truy cập cụ thể và quyền quản trị chỉ được cung cấp cho người dùng phù hợp để đạt được mục nhập trong hệ thống. Trong khi đó, nhân viên cũng có thể đăng nhập và theo dõi giờ của họ, để lại các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ tiền lương, số dư bên lề và các lợi ích khác trong hồ sơ tiền lương của họ. Điều này giúp tăng tinh thần của họ và làm giảm công việc của các quản trị viên tiền lương.
Tối ưu hóa quá trình
Lặp đi lặp lại các nhiệm vụ tiền lương dẫn đến sự nhàm chán và có thể dẫn đến lỗi của con người. Máy tính giảm thiểu vấn đề này và đảm bảo thông tin thanh toán là chính xác. Hơn nữa, những dữ liệu này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trực tuyến. Nếu máy tính của bạn bị hỏng, bạn sẽ không có nguy cơ mất tất cả dữ liệu vì bạn vẫn có thể truy cập nó trên các nền tảng khác miễn là bạn có thông tin đăng nhập. Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp chủ doanh nghiệp và người quản lý có được một biểu đồ dữ liệu tài chính để giúp họ dự báo chi phí tiền lương. Điều này bao gồm tính toán tăng lương tiềm năng và xác định cách nó có thể tác động đến tình trạng tài chính của công ty bạn để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.