Hiện nay cùng với sự phát triển của xã hội nhất là mạng lưới công nghệ thông tin thì đi cùng với đó là máy photocopy được coi là một phần không thể thiếu trong văn phòng. Trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn tất cả những kỹ năng cơ bản nhất để dễ dàng sử dụng máy photocopy dành cho những bạn lần đầu tiên sử dụng. Chỉ với những thao tác rất cơ bản của việc sao chụp và quá trình sao chép một văn bản hoặc tài liệu là bạn hoàn toàn có thể sử dụng được máy photocopy cực đơn giản và dễ dàng, nhanh chóng không quá khó khăn như mọi người vẫn thường nghĩ.
1.Bật máy – thao tác đầu tiên

Muốn photo được tài liệu thao tác đầu tiên bạn cần làm đó chính là khởi động máy lên. Bạn cần xác định được vị trí của công tắc nguồn và công tắc nguồn thường nằm trên đỉnh trên bảng điều khiển của chiếc máy photocopy nhưng cũng có nhiều máy có công tắc đặt ở trên mặt. Máy photocopy khi đang ở chế độ sleep thì bạn chỉ cần ấn nút copy có ở trên bảng điều khiển của máy để khởi động lại rồi sử dụng như bình thường.

2.Khởi động máy photocopy

Hầu như tất cả các máy photocopy đều yêu cầu một vài phút cho máy được khởi động ấm lên. Đối với những dòng máy cũ thì sẽ có thời gian khởi động lâu hơn so với những dòng máy mới.

>>> Xem thêm : bán máy photocopy - Cách mua máy photocopy cực đơn giản cho người mới

3.Cách đặt tài liệu lên trên máy photocopy

Đầu tiên là bạn phải nhấc nắp máy photocopy lên và trục lăn ở phía bên dưới của bề mặt kính. Sau đó bạn hãy đặt tài liệu cần photo lên trên mặt kính và tùy vào chức năng của máy photo mà bạn sẽ đặt một hoặc nhiều tờ phụ thuộc vào số lượng tài liệu của bạn. Ở xung quanh các cạnh kính bạn sẽ quan sát được các dấu hiệu hay mũi tên hướng dẫn trực tiếp nơi cần đặt tài liệu.

4.Bước tiếp theo là hạ nắp máy photocopy

Nếu bạn không sử dụng đến khay nạp tài liệu chúng ta nên tiến hành hạ lên trục lăn.

5.Thao tác tiếp theo bạn cần làm là lựa chọn số lượng cần photo

Trên mặt của bảng điều khiển máy photocopy sẽ hiển thị số lượng các bản sao mà bạn thấy được để lựa chọn. Máy photocopy sẽ có một bàn phím số để bạn chọn số lượng bản sao hoặc nó có thể sẽ có các nút mũi tên lên xuống hoặc dấu cộng trừ chỉ độ tăng giảm của số lượng bản sao.

6.Chọc kích thước phù hợp nhất với loại giấy cần photo trên bảng điều khiển

Hầu hết các máy photocopy thường có ít nhất là hai khay giấy với khay giấy 8 ½ inch giấy 11 inch và khay giấy 8 ½ inch giấy 14 inch.

7.Điều chỉnh kích thước theo ý muốn của bạn
Các máy photocopy đều có các nút cài sẵn với các mức điều chỉnh từ 50% đến 150% và 200%. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn kích thước bằng bàn phím số.

8.Cách chỉnh sửa hình ảnh cùng nhiều các chức năng khác

Công việc này khá là quan trọng trong trường hợp nếu như có nhiều người photocopy sẽ sản xuất bản sao hai mặt và tiến hành sao chép hai tài liệu gốc trên cùng một trang đối chiếu.

9.Bước cuối cùng là hoàn thiện công việc photo

Để hoàn thiện việc photocopy thì bạn hãy ấn nút “copy”. Ở một số máy photocopy nút copy sẽ được hiển thị bằng phím “Start”. Thường thì nút sẽ có màu xanh lá cây hoặc là có những mảng màu xanh lá cây.

>>> Xem thêm : bán máy photocopy ricoh - Cách mua máy photocopy đơn giản nhất