Vào những ngày cuối năm, nhu cầu tổ chức sự kiện càng ngày càng nhiều. nào tiệc tất niên, tổng kết công ty, khen thưởng nhân viên,… Nó giống như một hoạt động thường niên và không thể nào thiếu của doanh nghiệp. Để tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoặc tự tổ chức. Đối với một số doanh nghiệp tự tổ chức, điều khiến họ lo âu nhất đó chính là quy trình. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên luôn thắc mắc phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý. Dưới đây là chỉ dẫn các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện tại hcm

Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 tuổi. Trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động cụ thể trong từng tuổi như sau:

Trước sự kiện:

- hội tụ nhân công tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- lùng địa điểm tổ chức sự kiện sao cho hợp và thuận tiện cho người tham gia
- hệ trọng các dịch vụ liên tưởng như thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, các vũ đoàn nhảy múa để tổ chức các tiết mục văn nghệ.
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Tổ chức công tác truyền thông, marketing cho sự kiện
- xếp đặt mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…

Trong bất cứ sự kiện nào, nhiệm vụ của người quản lý là quan yếu nhất. Đây chính là người bao quát tuốt tuột các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sự kiện có nhiệm vụ cắt cử công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để bảo đảm mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động phê duyệt hệ thống máy bộ đàm với các viên chức tương trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm bằng lòng người tham gia lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện
Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có bổn phận thu dọn các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng để bàn giao cho bên thứ 3. Đồng thời dọn dẹp khu vực tổ chức để trả lại không gian cho người chủ.

Xem thêm: tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Đánh giá kết quả sự kiện

Sau khi hoàn thành toàn bộ các công việc của sự kiện, người quản lý sự kiện có nghĩa vụ tổng kết kết quả của sự kiện. Làm bẩm gửi lên cấp trên để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Đồng thời tính lương cho nhân sự dự hỗ trợ và thực thi sự kiện.