Việc thực hiện 6 event như khởi công, khánh thành, lễ hội… bình thường đã phải chuẩn bị kỹ lưỡng rồi nhưng khi thời tiết chuyển sang mùa mưa thì quả thật phải chuẩn bị thêm rất lớn phương án để đối phó với 6 bất tiện mà thời tiết xấu đem lại. Để đảm bảo cho event được diễn ra một cách thức tốt đẹp thì 3 người tổ chức nên đưa ra một vài tình huống dự phòng để xử lý khi có mưa, gió… xảy ra trong quá trình thực hiện event.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Sau đây là 4 gợi ý mà bạn phải lưu tâm khi chuẩn bị một sự kiện ngoài trời khi có dự báo sẽ gặp thời tiết xấu.

Về vấn đề kinh phí

Việc thời tiết sẽ diễn biến như thế nào vào mùa mưa chúng ta không ai có thể biết chính xác được, do đó có thể bạn sẽ nên chuẩn bị đa số dụng cụ phòng tránh mà thậm chí bạn sẽ không sử dụng tới nếu thời tiết không thay đổi bất thường. Cho nên, việc dự trù kinh phí bạn phải tính toán thật cẩn thận, bởi có thể chúng sẽ tăng thêm so với sự kiện na ná được thực hiện vào mùa mưa. Như vậy, lưu ý đầu tiên là nếu bạn không muốn trích lợi nhuận để bù vào khoản chênh lệnh về chi phí cho tổ chức sự kiện mùa mưa thì đừng bao giờ quên dự trù thêm phần kinh phí cho phương án dự phòng nhé.

cong ty to chuc le khanh thanh

Chọn vị trí thực hiện

Nếu được, bạn nên ưu tiên những địa điểm mà bạn có thể dời vị trí tổ chức sự kiện một cách dễ dàng nếu có mưa. Ví dụ như bạn có thể thực hiện lễ hội tại sân của nhà thi đấu, và thật tuyệt vời, phương án dời các hoạt động vào bên trong nhà thi đấu khi chẳng may trời mưa sẽ giúp đỡ bạn rất lớn đấy.

nhiều dụng cụ che chắn, đặc biệt là lều bạt

4 loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong 6 thứ kiện thời tiết xấu, ngoài ra chúng ta có thể dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một rủi ro khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị 3 âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át nhiều âm thanh trong event, bạn phải có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay

nên chuẩn bị thêm 5 chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, một vài PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và 4 món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của 6 bạn.