Tất nhiên rồi, tất cả đa số rủi ro liên quan đến tiền bạc đều không hề dễ dàng chút nào. Đối với việc dự trù kinh phí cho một event cũng không ngoại lệ, và nó lại càng “khó nhằn” với đa số sự kiện diễn ra trong thời gian dài và quy mô lớn. Nhiệm vụ của bạn là làm sao cho mọi điều phải thật hoàn chỉnh, một vài quyết định chủ yếu nên thật nhanh và chính xác nhưng những chi tiết nhỏ cũng phải thật chu toàn.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Thực sự, rất nhiều bạn mới “dấn thân” vào con đường tổ chức sự kiện thì việc dự trù kinh phí là một khâu mà bạn phải dành một vài thời gian cũng như là công sức. nếu như bạn để sót hạng mục thì bạn sẽ bị thiếu hụt ngân sách và sẽ cho khách hàng thấy sự không chuyên nghiệp của bạn, điều này thì thật không hoặc một chút nào.

Bạn nên dự trù làm sao cho số tiền đưa ra là một sự dự trù tối thiểu nhưng cũng phải đáp ứng đủ chi phí thiếu hụt đối với một vài khoản phát sinh sau đó. Không chỉ với một số sự kiện lớn mà nhiều sự kiện nhỏ cũng rất cần việc dự trù kinh phí. Vậy làm sao thể có một bản dự trù kinh phí như vậy? Sau đây là một vài gợi ý.

cong ty to chuc su kien tat nien

Hãy chú ý tới Proposal

Bạn nhất định nên nghiên cứu thật kỹ Bảng kế hoạch của sự kiện đó, có như vậy bạn mới có thể biết được chúng ta nên chuẩn bị cho một số tiết mục nào. một số bạn rất chủ quan bỏ qua không đọc kỹ phải vô tình dự trù thiếu soát đa số hạng mục quan trọng. điều này thật không đáng có, và hậu quả là bạn không có ngân sách cho mục này rồi đấy.

Bước kế tiếp, người làm sự kiện nên liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ nên thiết cho việc thực hiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà nhiều hạng mục sẽ được định là gì cho phù hợp.

Ngoài ra, một số sự kiện mà người muốn thực hiện thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn nên biết “Liệu cơm gắp mắm”. Nếu ngân sách thiếu hụt, chúng ta phải kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ một số khoản có mức độ nên thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố quan trọng khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho event”. Một sự kiện luôn có thể phát sinh các việc chúng ta không lường trước được. bởi do vậy, khoản dự phòng này giúp người làm sự kiện hạn chế nhiều rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng sự kiện.