Đối với một số sự kiện được thực hiện ở một vài tỉnh, một số chuyến “chinh chiến xa nhà” thường áp lực hơn so với đa số event được tổ chức tại địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với các chuyến đi xa như thế này thì nên phải có đa số chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là rủi ro dự toán cho team tổ chức sự kiện đó bởi vì có tương đối nhiều chi phí phát sinh mà nếu như không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn nên thêm các khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia một số phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà một vài nhà thực hiện event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).tốt bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời những câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc là không (có một số khách sạn ở một số tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại một vài hơn dự định). Về rủi ro ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Mua sắm vật dụng: Có đa số vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm tại hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê những vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. phương pháp hoàn chỉnh là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, tại vì đôi khi quá một vài việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không ngăn chặn.

Trên đây là những rủi ro nên lưu ý khi thực hiện một vài sự kiện ở một vài địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc là thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong đa số ngày đầu làm công việc thực hiện sự kiện ở tỉnh xa.