Một trong một số đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với nhiều tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không nên phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, điều này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể tại nhà hay bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không cần văn phòng tổng đài cũng không nên đến những thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài là như thế nào?

Như đã trình bày ở trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không cần thiết phải tới văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của bản thân nhiều chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ nên dùng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại tại đó, một thứ rất thuận tiện cho đơn vị đó là tất cả một vài nhân viên của đơn vị bạn sẽ gọi và nhận nhiều cuộc điện thoại với khách hàng bằng các điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất nhiều cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được thứ đó?

Về nguyên tắc, bằng việc sử dụng internet, có nghĩa là truyền đa số dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như cách thức truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực một số cuộc gọi, giúp đỡ chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu muốn sử dụng tổng đài này thì đơn vị cần phần khám phá một nhà cung cấp thêm (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hay nhận một vài cuộc gọi với số lượng cực kỳ một vài trên các thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. đơn vị không cần đi dây điện thoại. Thay vào đó, tổ chức chỉ cần dùng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hay là sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần tới văn phòng vẫn có thể sử dụng số điện thoại đơn vị để chăm sóc khách hàng.

các điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho công ty

Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu như tổ chức chỉ dùng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) bởi vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, tổ chức sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.