Khách mời là một thành phần quan trọng có khả năng quyết định sự kiện được thực hiện có hoàn hảo hoặc là không. tại vì thế hầu hết những nhà thực hiện sự kiện đều chú trọng đến việc quản lý tốt khách mời tham gia event. Để làm tốt nhất việc này người thực hiện event cần phải biết cách tổ chức, lên kế hoạch và có khả năng xử lý các sự cố có thể xảy ra.

http://www.tochucsukienpro.com/to-chuc-su-kien-cuoi-nam-gala-dinner-ct57/

Vậy để quản lý tốt nhất khách mời tham dự event bạn cần phải sử dụng các biện pháp nào? Hãy tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham dự sự kiện là ai?

Với tư phương pháp là một người tổ chức event cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là những ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời tới khách hàng nếu có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong event.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong sự kiện. bởi do thế trong quá trình chuẩn bị thực hiện sự kiện bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn đa số phương án dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh liên quan tới khách mời trong quá trình event được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi tổ chức event, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 đến 4 chiếc bàn cùng một số các PG các người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời tới tham gia event. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật quan trọng hoặc là đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham dự event bằng cách thức sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

to chuc le khai truong

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của event được thực hiện mà bạn có thể đặt thêm tương đối nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.