Xu hướng chuyển đổi từ các phần mềm nhân sự theo mô hình cài đặt (On Premise) sang phần mềm nhân sự trực tuyến (Cloud hay Saas) đang diễn ra tại nhiều nước đặc biệt ở khu vực công ty vừa và nhỏ.

Phần mềm On Premise thường được cài đặt trên các máy chủ nội bộ, quản lý bởi các IT của công ty, thì phần mềm trực tuyến Cloud hay còn gọi Saas (Software as as service) lại được cung cấp dưới dạng dịch vụ cho thuê. Dưới đây là bảng so sánh của 2 loại phần mềm này.


1. Saas
- Chi phí cố định ban đầu: Không
- Phí thuê bao hàng tháng: Có
- Phí bảo trì và phí hỗ trợ hàng tháng: Không – đã bao gồm trong phí thuê bao
- Mở rộng quy mô dịch vụ: Có thể mở rộng bất kỳ lúc nào, tùy theo nhu cầu sử dụng à tăng phí thuê bao
- Trách nhiệm kỹ thuật (khắc phục sự cố hoặc bảo trì hệ thống): Nhà cung cấp dịch vụ SaaS
- Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Quyền sở hữu dữ liệu: Doanh nghiệp sở hữu, cần quy định rõ trong ‘Cam kết mức độ dịch vụ’ (SLA)
- Cập nhật phiên bản mới: Nhà cung cấp dịch vụ SaaS tự động cập nhật thường xuyên, không cần trả phí

2. On Premise
- Chi phí cố định ban đầu: Có – mua một giấy phép vĩnh viễn và thuộc sở hữu của doanh nghiệp
- Phí thuê bao hàng tháng: Không
- Phí bảo trì và phí hỗ trợ hàng tháng: Có – Phải trả thêm 15% đến 20%/năm
- Mở rộng quy mô dịch vụ: Phải mua bản nâng cấp mới
- Trách nhiệm kỹ thuật (khắc phục sự cố hoặc bảo trì hệ thống): Doanh nghiệp
- Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn
- Quyền sở hữu dữ liệu: Thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hoàn toàn
- Cập nhật phiên bản mới: Cập nhật theo nhu cầu của doanh nghiệp, cần trả phí

Nếu nhìn về khía cạnh quản lý hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp, Saas có nhiều lợi thế hơn nhiều vì hoạt động nhân sự cần sự tương tác từ người quản lý hoạt động nhân sự và nhân viên. Các phần mềm On – Premise thường chỉ sử dụng đối với bộ phận Nhân sự, IT hay giám đốc điều hành do vậy tính linh hoạt không cao. Với Saas, sự tương tác 2 chiều từ thiết bị của nhân viên (điện thoại) và hệ thống, hoạt động quản lý nhân sự hiệu quả hơn hẳn.

Tính minh bạch về dữ liệu và thông tin

Do chạy trên nền tảng trực tuyến nên mọi dữ liệu đều đưa lên trực tuyến để xử lý. Nếu như trước đây các dữ liệu từ máy chấm công, từ giấy thường phải trích xuất ra xử lý riêng hoặc các dữ liệu này không đồng bộ thì phần mềm nhân sự trực tuyến cho phép lấy dữ liệu chấm công ngay tức thời. Việc này không chỉ giảm thiểu được thời gian phải chuyển dữ liệu về trung tâm xử lý mà còn giải quyết được bài toán về tính minh bạch dữ liệu. Các dữ liệu khi được truyền về máy chủ hầu như không thể chỉnh sửa được và khi chỉnh sửa đều lưu vết do vậy tính chính xác và rõ ràng là khá cao.

Tương tác giữa nhân viên và các cấp quản lý

Rất nhiều các công việc trong nghiệp vụ quản lý nhân sự cần sự tương tác giữa nhân viên và các cấp quản lý. Ví dụ nhân viên cần nhận các thông báo và phản hồi thông báo, gửi các đơn nghỉ phép, xin ra ngoài, xin đi trể hay nhiều đề xuất… Nếu như trước đây email, chat hoặc gọi điện là công cụ để giao tiếp cho 2 bên thì nay các phần mềm nhân sự trực tuyến đều cho phép thực hiện các yêu cầu và tương tác 2 chiều thông qua điện thoại của nhân viên. Các dữ liệu tương tác này đều được xử lý trực tuyến giúp việc ghi nhận các thay đổi trong tính toán giờ công, ngày công trở nên hiệu quả và giảm thiểu được công việc của bộ phận nhân sự.

Tanca.io một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hàng đầu Việt Nam.

Dữ liệu theo thời gian thực

Các dữ liệu của SAAS đều có thể theo dõi theo thời gian thực. Ví dụ một quản lý có thể biết có bao nhiêu nhân viên đang đi làm, bao nhiêu người nghỉ phép, ở một bộ phận, phòng ban nào đó… số lượng nhân viên có đủ hay không? Các phần mềm này có thể đưa ra mức cảnh báo nếu như số lượng nhân viên tại các một bộ phận nào đó thiếu hoặc thừa. Ngoài ra họ còn có thể xem được hầu như các báo cáo tức thời như các báo cáo tăng giảm nhân sự, báo cáo biến động nhân sự… mà bộ phận nhân sự không cần phải thực hiện các báo cáo hàng tuần nữa.

Chi phí rẻ hơn

Chi phí của Saas luôn rẻ hơn chi phí của On Premise, do hầu hết các công ty cho thuê dịch vụ sẽ gần như gánh các chi phí máy chủ, phần mềm hay bảo trì nâng cấp. Các doanh nghiệp chỉ bỏ tiền thuê theo số lượng người dùng hay tính năng sử dụng. Theo thời gian khoản tiết kiệm đầu tư cho lĩnh vực CNTT sẽ tăng lên. Nghiên cứu tại Mỹ cho thấy, các phần mềm trực tuyến có thể giảm chi phí nhiều hơn 50% so với đầu từ một hệ thống On Premise trong khoảng 4 năm sử dụng.

Tốc độ triển khai nhanh hơn

Xét về tốc độ triển khai thì Saas vượt trội hơn hẳn, vì Saas không yêu cầu bất kỳ phần cứng nào và doanh nghiệp không cần mua sắm hay đầu tư cơ sở hạ tầng. Các phần mềm nhân sự trực tuyến có thể triển khai ngay lập tức mà không cần phải thiết lập quá nhiều điều kiện. Một phần mềm nhân sự có thể triển khai trong vòng 1-3 tháng so với thời lượng 12 tháng của On Premise.
Các phần mềm này cho phép người dùng cũng linh hoạt lựa chọn các tính năng phù hợp cho việc phát triển doang nghiệp của mình.