Khi quyết định setup quán cà phê, bạn không chỉ mở một cửa hàng mà còn xây dựng một thương hiệu, một trải nghiệm cho khách hàng. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn rất dễ gặp phải tình trạng vắng khách, chi phí vận hành cao và kinh doanh không hiệu quả.

Vậy làm thế nào để quán cafe của bạn đông khách ngay từ ngày đầu khai trương và duy trì sự ổn định lâu dài? Hãy cùng khám phá 10 bước quan trọng giúp bạn setup quán cafe thành công, tối ưu chi phí và tạo dấu ấn riêng trên thị trường!



1. Nghiên cứu thị trường và xác định mô hình kinh doanh

Trước khi mở quán, bạn cần trả lời câu hỏi:

  • Khách hàng mục tiêu của bạn là ai?
  • Họ thích phong cách quán cafe nào?
  • Xu hướng thị trường đang nghiêng về mô hình kinh doanh nào?
Xác định khách hàng mục tiêu

Một quán cafe muốn thành công phải phục vụ đúng đối tượng khách hàng. Bạn có thể hướng đến:
✅ Sinh viên, học sinh → Thích không gian thoải mái, giá hợp lý, có Wi-Fi mạnh.
✅ Dân văn phòng → Cần không gian làm việc yên tĩnh, đồ uống chất lượng.
✅ Người yêu thích cafe nguyên chất → Đòi hỏi hương vị cà phê chuẩn, pha chế chuyên nghiệp.

Việc xác định khách hàng giúp bạn quyết định từ thiết kế quán, menu, giá bán đến chiến lược marketing.

Lựa chọn mô hình quán cafe phù hợp

Dưới đây là một số mô hình phổ biến:
  • Cafe take-away – Phù hợp cho khách bận rộn, cần tốc độ phục vụ nhanh.
  • Cafe sân vườn – Không gian thoáng đãng, thư giãn, thích hợp cho các buổi gặp gỡ.
  • Cafe specialty – Tập trung vào chất lượng cà phê, phục vụ khách hàng yêu thích hương vị nguyên bản.
  • Cafe kết hợp coworking space – Mô hình quán cafe làm việc đang là xu hướng.
>>>Xem thêm bài liên quan này: học pha chế để mở quán cà phê.



2. Lập kế hoạch tài chính chi tiết

Bạn cần xác định các khoản đầu tư ban đầu và chi phí vận hành để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt vốn.

Chi phí đầu tư ban đầu

  • Thuê mặt bằng (Tùy khu vực, giá có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng/tháng).
  • Thiết kế, trang trí nội thất (Bàn ghế, đèn, cây xanh, quầy bar…).
  • Mua sắm thiết bị (Máy pha cà phê, máy xay, tủ lạnh, POS thanh toán…).
Dự trù chi phí vận hành
  • Tiền thuê nhân viên (Pha chế, phục vụ, bảo vệ…).
  • Chi phí nguyên liệu (Cà phê, sữa, đường, siro…).
  • Điện, nước, Wi-Fi, marketing.
? Mẹo nhỏ: Hãy lập kế hoạch tài chính ít nhất 6 tháng để tránh tình trạng hết vốn khi quán chưa kịp có lãi.

3. Tìm kiếm mặt bằng lý tưởng

Một quán cafe có thể thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào vị trí.

Những tiêu chí quan trọng khi chọn mặt bằng

✔ Lưu lượng người qua lại đông đúc (Gần trường học, văn phòng, khu dân cư…).
✔ Giao thông thuận tiện, có chỗ đậu xe (Xe máy, ô tô đều cần có chỗ gửi).
✔ Chi phí thuê hợp lý so với doanh thu dự kiến.

Bạn cũng nên đọc kỹ hợp đồng thuê nhà, đảm bảo thời hạn thuê dài hạn để tránh bị tăng giá hoặc mất mặt bằng sau một thời gian kinh doanh.

>>>Đọc bài viết tham khảo tại đây: cách marketing quán cafe.

4. Thiết kế và trang trí quán cafe ấn tượng

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng! Khách hàng quyết định có quay lại quán của bạn hay không phần lớn dựa vào không gian và phong cách thiết kế.

Chọn phong cách thiết kế phù hợp

  • Phong cách hiện đại, tối giản – Đơn giản, tinh tế, dễ tạo cảm giác thoải mái.
  • Phong cách vintage, hoài cổ – Thu hút những khách hàng yêu thích sự nhẹ nhàng, ấm áp.
  • Phong cách công nghiệp (industrial) – Không gian mở, mạnh mẽ, phù hợp với dân văn phòng, freelancer.
Lưu ý khi bố trí không gian
  • Bàn ghế sắp xếp hợp lý, không quá chật chội, đảm bảo sự riêng tư.
  • Ánh sáng tự nhiên kết hợp đèn trang trí để tạo không gian ấm cúng.
  • Trang trí bằng cây xanh giúp không khí thoáng đãng, thư giãn hơn.
? Gợi ý: Nếu bạn chưa có kinh nghiệm thiết kế quán, hãy tham khảo các khóa setup quán cafe trên daotaophache.com để được tư vấn chuyên sâu!

5. Lựa chọn trang thiết bị và nguyên liệu chất lượng

Thiết bị pha chế và chất lượng nguyên liệu quyết định trực tiếp đến hương vị đồ uống.

Những thiết bị không thể thiếu khi setup quán cafe

☑ Máy pha cà phê chuyên nghiệp (Rancilio, La Marzocco, Nuova Simonelli…).
☑ Máy xay cà phê – Đảm bảo độ mịn và giữ nguyên hương vị.
☑ Dụng cụ pha chế – Bình lắc, cân điện tử, máy đánh bọt sữa…
☑ Tủ lạnh, quầy bar, hệ thống POS order.

Chọn nguồn nguyên liệu đảm bảo chất lượng
  • Cà phê: Nên chọn cà phê rang xay nguyên chất, có nguồn gốc rõ ràng.
  • Sữa tươi, sữa đặc, syrup: Nên nhập từ các thương hiệu uy tín để đảm bảo hương vị ổn định.
  • Đường, đá, topping: Tùy theo menu của quán mà chọn nguyên liệu phù hợp.
? Lời khuyên: Một tách cà phê ngon không chỉ nằm ở công thức pha chế, mà còn phụ thuộc vào chất lượng nguyên liệu đầu vào.

6. Xây dựng menu hấp dẫn và giá cả hợp lý

Một menu được thiết kế thông minh có thể giúp bạn tăng doanh thu ít nhất 20% mà không cần tốn thêm chi phí quảng cáo.

Làm thế nào để xây dựng menu hấp dẫn?

✅ Tối ưu số lượng món: Đừng tham lam đưa quá nhiều món vào menu. Hãy chọn lọc các món best-seller kết hợp với một số món đặc biệt tạo điểm nhấn.
✅ Đặt tên món độc đáo: Một cái tên sáng tạo có thể khiến khách hàng tò mò và dễ nhớ hơn. Ví dụ, thay vì “Trà sữa truyền thống”, bạn có thể đặt là “Trà sữa Ông Bà Anh” nếu quán theo phong cách hoài cổ.
✅ Sắp xếp menu khoa học: Những món có lợi nhuận cao nhất nên được đặt ở vị trí dễ nhìn nhất (góc trên bên phải).

Cách định giá sản phẩm tối ưu
  • Phân tích đối thủ: Xem giá tại các quán cùng phân khúc để đảm bảo bạn không quá rẻ hoặc quá đắt.
  • Tính toán chi phí nguyên liệu: Giá bán tối thiểu phải đảm bảo lợi nhuận từ 30-50% trên mỗi món.
  • Tạo combo hoặc upsell: Đề xuất khách hàng mua combo (cafe + bánh ngọt) hoặc thêm topping để gia tăng giá trị đơn hàng.
? Mẹo nhỏ: Bạn có thể thử nghiệm menu bằng cách tổ chức khảo sát khách hàng để biết họ thích món nào nhất.

7. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Dù quán cafe của bạn đẹp, đồ uống ngon nhưng dịch vụ kém cũng khiến khách hàng không quay lại.

Những vị trí quan trọng cần có
  • Barista (nhân viên pha chế): Đóng vai trò quan trọng nhất, cần được đào tạo bài bản.
  • Nhân viên phục vụ: Thái độ phục vụ quyết định trải nghiệm khách hàng.
  • Thu ngân: Quản lý thanh toán, order hiệu quả.
  • Quản lý quán: Điều phối hoạt động, xử lý sự cố nhanh chóng.
Bí quyết tuyển dụng nhân sự chất lượng

✔ Chọn nhân viên có tinh thần trách nhiệm, không chỉ làm vì tiền lương.
✔ Đào tạo kỹ năng giao tiếp: Một lời chào hỏi vui vẻ cũng có thể khiến khách hàng hài lòng hơn.
✔ Xây dựng văn hóa “Quán cafe không chỉ là nơi bán đồ uống, mà còn là nơi tạo niềm vui”.

? Gợi ý: Nếu bạn muốn đào tạo nhân viên pha chế chuyên nghiệp, daotaophache.com cung cấp các khóa học từ cơ bản đến nâng cao!

8. Lên chiến lược marketing và quảng bá quán cafe

Dù quán của bạn tuyệt vời đến đâu, nếu không ai biết đến, doanh thu vẫn sẽ không ổn định. Vì vậy, marketing đóng vai trò cực kỳ quan trọng!

Chiến lược marketing hiệu quả cho quán cafe

1. Tận dụng mạng xã hội (Facebook, Instagram, TikTok)
  • Đăng hình ảnh đẹp về quán, menu, review từ khách hàng.
  • Chạy quảng cáo target đúng nhóm khách hàng mục tiêu.
  • Tạo nội dung viral, ví dụ: “Uống cà phê đoán tính cách” hoặc “Câu chuyện tình yêu bắt đầu từ ly cafe”.
2. Đăng ký Google My Business
  • Khi khách tìm kiếm “quán cafe gần đây”, quán bạn sẽ hiển thị trên Google Maps.
  • Hãy yêu cầu khách hàng đánh giá 5 sao để tăng độ uy tín.
3. Chương trình ưu đãi thu hút khách
  • Mua 1 tặng 1 ngày khai trương.
  • Giảm 10% cho khách hàng check-in tại quán.
  • Thẻ thành viên tích điểm – Tạo tệp khách hàng trung thành.
9. Kết luận

Để mở một quán cafe đông khách, kinh doanh bền vững, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ mô hình, mặt bằng, tài chính, nhân sự đến marketing.

? Tóm tắt 10 bước quan trọng khi setup quán cafe:
1️⃣ Nghiên cứu thị trường, xác định khách hàng mục tiêu
2️⃣ Lập kế hoạch tài chính chặt chẽ
3️⃣ Chọn mặt bằng lý tưởng
4️⃣ Thiết kế không gian ấn tượng
5️⃣ Lựa chọn trang thiết bị và nguyên liệu chuẩn
6️⃣ Xây dựng menu thông minh
7️⃣ Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
8️⃣ Marketing sáng tạo để quán luôn đông khách
9️⃣ Kiểm soát chất lượng dịch vụ
? Phân tích doanh thu, tối ưu lợi nhuận

Hãy liên hệ ngay với daotaophache.com – nền tảng đào tạo pha chế và tư vấn mở quán cafe chuyên nghiệp.